¿Cuánto cuesta un CRM a medida? Precios reales en 2026

Los precios, sin rodeos

Son cifras orientativas: cada empresa vende y hace seguimiento de una forma distinta, y el precio final lo cierro contigo por escrito antes de empezar, con lo que entra y lo que no. Lo que no hago es darte un precio cerrado sin haber visto cómo trabajas.

La clave para que no se dispare es la misma que en cualquier software de gestión a medida: empezar por lo que más te duele. Haces una primera versión con lo imprescindible, la usas unas semanas y decides qué añadir con datos, no con suposiciones.

CRM a medida o de suscripción: cuál te sale más barato

Antes de hablar de precio, la pregunta de verdad es si te hace falta uno a medida. Programas de suscripción como HubSpot, Zoho o Clientify están listos mañana y funcionan bien para muchas empresas. La diferencia está en quién se adapta a quién.

Te lo digo aunque no me compres nada: si sois dos o tres personas y lo que necesitas es apuntar clientes y no olvidar el seguimiento, un CRM de suscripción te basta. El a medida empieza a compensar cuando pagas varias suscripciones que no se hablan entre sí, cuando la cuota por usuario crece con el equipo o cuando tu forma de vender es justo lo que te diferencia.

De qué depende el precio

• Cuántos módulos tiene. No es lo mismo solo clientes y seguimiento que clientes, presupuestos, cobros, citas y tareas.
• Cuántas personas lo usan y con qué permisos. Si el comercial solo debe ver sus clientes, o no debe ver los precios de compra, eso hay que construirlo.
• Conexiones. Que los contactos de tu web entren solos, que mande avisos por WhatsApp o que lea tu programa de facturación suma trabajo. Si además va a emitir facturas, tiene que cumplir la normativa de software de facturación; lo explico en qué es Verifactu.
• Datos antiguos. Pasar años de Excel o de otro programa al nuevo lleva su tiempo, sobre todo si están desordenados.
• Móvil. Si el equipo lo usa en la calle, tiene que ir bien en el teléfono, incluso instalado como app sin pasar por las tiendas. Lo cuento en qué es una PWA.

Y una que no sube el precio pero sí el resultado: que lo usen. Un CRM que el equipo no abre es dinero tirado, sea a medida o de suscripción. Por eso lo diseño con quien lo va a usar cada día, no solo con quien lo paga.

Lo que tiene el mío por dentro

Llevo mi propio negocio con un CRM que he programado yo. No es una demo: si deja de funcionar, el que se queda sin saber a quién tiene que cobrar soy yo. Te sirve como ejemplo de lo que suele tener uno a medida:

• Clientes: la ficha de cada empresa, de la que cuelga todo lo demás.
• Cobros y entregas: qué está facturado, qué está pendiente y qué he comprometido sin entregar todavía.
• Tareas, eventos y calendario: separados, porque una tarea vence y un evento tiene hora.
• Gastos recurrentes: las cuotas que se repiten cada mes, para no acordarse de ellas al hacer el IVA.
• Resumen: lo que vence hoy y lo que está pendiente de cobrar o de entregar, en una sola pantalla.
• Avisos al móvil: me avisa sin que tenga que entrar a mirar.

También tengo en producción un tasador inmobiliario con su propio panel de contactos: comerciales asignados, notas por contacto y exportación a CSV. Los dos están explicados módulo a módulo en mi página de software de gestión a medida, por si quieres verlos antes de hablar conmigo.

Cuándo NO te compensa un CRM a medida

Si lo que necesitas lo resuelve un programa que ya existe por unos euros al mes, te lo digo. Un CRM a medida tiene sentido cuando te suena alguna de estas:

• Llevas tiempo adaptando tu forma de vender a un programa que no encaja.
• Tienes los clientes repartidos entre Excel, WhatsApp, el correo y la libreta, y se pierden seguimientos.
• Pagas varias suscripciones que no se hablan entre sí y copias datos de una a otra a mano.
• Tu equipo crece y la cuota por usuario se ha convertido en un gasto fijo importante.
• Necesitas que el CRM haga algo muy tuyo: un cálculo, un flujo de aprobación o una conexión con tu web.

Si ninguna te suena, probablemente te baste con uno estándar. Mejor saberlo antes de gastar. Y si lo tuyo es más de automatizar tareas que de tener un programa nuevo, mira inteligencia artificial para empresas.

Qué pedir en el presupuesto de un CRM

Si tienes dos o tres propuestas encima de la mesa, compáralas con esta lista. Si alguna no responde a estos puntos, pregunta antes de firmar:

1. Qué módulos entran en la primera versión, uno por uno, y cuáles quedan para después.
2. Cuántos usuarios y con qué permisos: quién ve qué, y si añadir a una persona más cuesta algo.
3. Qué conexiones incluye: web, WhatsApp, correo, facturación o calendario, y cuáles se presupuestan aparte.
4. Quién pasa los datos que ya tienes y en qué formato los necesita.
5. Fecha de entrega y cómo se prueba: lo ideal es que lo uses con datos reales antes de dar el trabajo por terminado.
6. Qué pagas cada año después: alojamiento, copias, soporte y cambios.

Y la pregunta que más dice de un proveedor: «¿me enseñas uno que tengas funcionando?». Si no puede, es que lo va a aprender contigo.

Y después, ¿qué pagas?

Un CRM a medida necesita alojamiento en un servidor, copias de seguridad y algún ajuste de vez en cuando, cuando cambia tu forma de trabajar. Eso va en la propuesta desde el principio, igual que el mantenimiento de una web, que explico en cuánto cuesta mantener una página web.

Uso la inteligencia artificial para programar más rápido, y eso se nota en el precio: hoy un programa a medida cuesta mucho menos que hace unos años. Lo que no cambia es que hay que entender bien cómo trabajas antes de escribir una línea.