VeriFactu: qué es y cómo dejar tu facturación preparada

VeriFactu suena a lío burocrático, pero se explica en cinco minutos. Si emites facturas —como autónomo o como empresa— te afecta, así que vale la pena entenderlo bien y, sobre todo, no llegar tarde. Te lo cuento claro, sin tecnicismos, y te digo en qué te puedo echar una mano.

Qué es VeriFactu, en una frase

Es la nueva normativa de la Agencia Tributaria (el Reglamento que desarrolla la Ley Antifraude) que obliga a que los programas de facturación cumplan unos requisitos: que cada factura quede registrada de forma inalterable, encadenada con las anteriores y con una especie de huella digital, para que no se pueda «borrar» una venta. En la modalidad VeriFactu, además, esos registros se envían a Hacienda en el momento de emitir la factura.

Traducido: se acabó facturar de cualquier manera. Tu sistema de facturación tiene que estar adaptado.

¿A quién afecta?

De forma general, a autónomos y empresas que emiten facturas y usan programas informáticos para ello, con algunas excepciones (por ejemplo, quien ya reporta su IVA por el SII de la Agencia Tributaria). Si facturas con un programa, con una plantilla o con una tienda online, esto va contigo.

¿Desde cuándo?

La obligación está entrando de forma escalonada entre 2025 y 2026: primero los fabricantes de software tuvieron que tener sus programas adaptados, y después los obligados a usarlos, con fechas distintas para las empresas y para los autónomos.

Importante: las fechas se han ido ajustando y no quiero que te guíes por un dato de oídas. Confirma la fecha exacta que te aplica en la web de la Agencia Tributaria o con tu gestoría. Esta guía es informativa y no es asesoramiento fiscal.

¿Qué necesitas para cumplir?

• Un programa o sistema de facturación adaptado a VeriFactu. Si el tuyo es de un proveedor, pídele que te confirme por escrito que está (o estará) adaptado.
• Si facturas con Excel o a mano, prepárate para cambiar: eso ya no valdrá.
• Si vendes con tienda online (WooCommerce, etc.) o tienes una web o app que emite facturas, hay que asegurarse de que esa parte también cumple.

Ojo: no confundas VeriFactu con la «factura electrónica obligatoria»

Son dos cosas distintas que a menudo se mezclan. VeriFactu va de cómo registra las facturas tu software (y de informar a Hacienda). La factura electrónica obligatoria entre empresas (la de la ley «Crea y Crece») es otra obligación, con su propio calendario, sobre el formato en que te facturas con otras empresas. Conviene tener claras las dos, pero no son lo mismo.

¿Y si no me adapto?

Hay régimen sancionador, así que no es algo para dejar para el final. Pero más allá de la multa, llegar tarde suele significar prisas, sobrecostes y hacerlo mal. Adelantarse sale más barato y más tranquilo.

Cómo te ayudo yo

Seré honesto sobre mi papel: no soy una gestoría ni te vendo un programa «homologado». Lo que hago es la parte técnica para que esto no se te haga una montaña:

• Si tienes web o tienda online, me aseguro de que la facturación que sale de ahí encaje con una solución que cumpla.
• Te ayudo a elegir y conectar un sistema de facturación adaptado, sin que tengas que pelearte con la parte técnica.
• Si tu negocio necesita algo a medida —como conectar tu web, tu CRM o tu tienda con la facturación— te lo monto, igual que hice con la web inmobiliaria que se actualiza sola desde su CRM.

Preguntas rápidas

¿Me vale seguir con Excel? En general, no: el sistema tiene que generar registros inalterables y trazables. Tendrás que pasar a un programa adaptado.

¿Tengo que mandarle todo a Hacienda? En la modalidad VeriFactu, los registros se envían al emitir. Hay una alternativa que los guarda firmados sin enviarlos en tiempo real; tu gestoría te dirá qué te conviene.

¿Necesito cambiar de programa sí o sí? Solo si el que usas no se adapta. Pregunta a tu proveedor; si no responde claro, mejor moverse con tiempo.

¿Te lo dejo resuelto?

Si quieres adaptar tu facturación, tu web o tu tienda sin dolores de cabeza —y entenderlo en cristiano— cuéntame cómo facturas ahora y te digo qué necesitas. Trabajo con autónomos y pymes de Cantabria y de donde haga falta. Escríbeme por WhatsApp y lo vemos sin compromiso.