Por Tomás GTCNecesitas un dominio y un servicio de correo: Google Workspace, Microsoft 365 o el correo que incluye tu hosting. Después se configuran en el dominio los registros MX (para recibir) y SPF, DKIM y DMARC (para que tus correos no acaben en spam). Sin esos registros, el correo funciona a medias.
Por qué merece la pena tener correo con tu dominio
- Confianza. Un correo con tu dominio dice «esto es una empresa». Un gmail genérico, a veces, dice «esto puede ser cualquiera».
- Coherencia. Tu web, tu tarjeta y tu correo con el mismo nombre. Se recuerda mejor.
- Control. Si un empleado se va, la cuenta es tuya, no suya. Puedes crear direcciones como presupuestos@ o reservas@ y reenviarlas a quien toque.
- Menos riesgo de suplantación. Con los registros bien puestos, es más difícil que alguien mande correos haciéndose pasar por ti.
Y un detalle práctico: el correo va ligado al dominio. Si el dominio no está a tu nombre, tu correo tampoco es del todo tuyo. Si no tienes claro quién lo controla, lee cómo recuperar el control de tu web, dominio y hosting.
Las tres opciones y cuál te conviene
| Opción | Para quién | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Google Workspace | Si ya usas Gmail y quieres la misma forma de trabajar. | Incluye Drive, Calendar y Meet. Se paga por usuario. |
| Microsoft 365 | Si trabajas con Outlook, Word y Excel a diario. | Según el plan incluye las aplicaciones de Office. Se paga por usuario. |
| Correo del hosting | Si solo necesitas una o dos direcciones y poco más. | Suele venir incluido. Filtro de spam, espacio y aplicación suelen ser más limitados. |
Los precios cambian y dependen del plan, así que míralos siempre en la página oficial: planes de Google Workspace. En el caso de Microsoft 365, en su web oficial para empresas.
Mi consejo honesto:
- Si eres autónomo y usas el móvil para todo, Google Workspace es lo más cómodo.
- Si tu equipo vive en Excel y Outlook, Microsoft 365.
- Si recibes pocos correos y no quieres pagar más, el del hosting puede bastar, siempre que esté bien configurado.
Lo que no te recomiendo
- Contratar el correo en un sitio y el dominio en otro sin saber quién gestiona las DNS. Cuando algo falla, nadie se hace cargo.
- Compartir una sola cuenta entre varias personas con la misma contraseña. Es cómodo al principio y un problema de seguridad después. Mejor alias o buzones compartidos.
- Elegir por lo más barato sin mirar el filtro de spam. Un buzón lleno de basura te hace perder tiempo cada día y te expone a estafas.
- Dejar la cuenta de administración a nombre de un antiguo proveedor. Crea siempre un usuario administrador tuyo, con verificación en dos pasos.
Si ahora mismo trabajas con una agencia y no sabes ni dónde está tu correo, lee cómo cambiar de agencia de marketing sin perder nada.
Te ayudo a elegir la opción, lo dejo con MX, SPF, DKIM y DMARC bien puestos y pasamos tu Gmail sin perder nada.
Los registros DNS, explicados sin tecnicismos
El dominio tiene una especie de agenda, las DNS, donde se dice a dónde va cada cosa. Para el correo hay cuatro apuntes clave:
| Registro | Para qué sirve | Qué pasa si falta |
|---|---|---|
| MX | Dice qué servidor recibe tu correo. | No te llegan los emails, o llegan al sitio equivocado. |
| SPF | Lista qué servidores pueden enviar correo en tu nombre. | Tus correos parecen sospechosos. |
| DKIM | Firma cada correo para demostrar que no se ha modificado y que sale de tu dominio. | Más papeletas de ir a spam. |
| DMARC | Dice qué hacer con los correos que fallan las comprobaciones, y te puede mandar informes. | Cualquiera lo tiene más fácil para suplantarte. |
Google lo explica paso a paso en su ayuda: MX, SPF, DKIM y DMARC. Microsoft tiene sus guías de SPF y DMARC.
Esto ya no es opcional. Según las directrices para remitentes de Gmail, desde el 1 de febrero de 2024 todos los que envían a cuentas de Gmail deben tener configurado al menos SPF o DKIM. Y quien envía en grandes cantidades, los tres: SPF, DKIM y DMARC.
Pasos para ponerlo en marcha
- Comprueba que el dominio es tuyo y que tienes acceso al panel donde se gestionan las DNS.
- Elige el servicio y crea la cuenta con el dominio.
- Verifica el dominio: el servicio te pedirá añadir un registro para demostrar que es tuyo.
- Crea las direcciones: la tuya, las de tu equipo y los alias (info@, reservas@…).
- Cambia los MX por los que te indique el servicio. A partir de ahí el correo nuevo llega al sitio nuevo.
- Añade SPF, DKIM y DMARC. DMARC conviene empezar en modo observación y endurecerlo cuando veas que todo cuadra.
- Haz pruebas: envía y recibe desde un Gmail y un Outlook, y mira que no caiga en spam.
- Configura el correo en el móvil y el ordenador, y la firma.
Si tu web tiene formulario de contacto, revisa también desde dónde envía los avisos: si sale por un servidor que no está en tu SPF, esos correos pueden perderse.
Cómo saber si tu correo está bien configurado
No hace falta ser técnico para hacer una primera comprobación. Con Gmail puedes verlo tú mismo:
- Envía un correo desde tu dirección profesional a una cuenta de Gmail.
- Ábrelo en Gmail desde el ordenador, pulsa los tres puntos y elige Mostrar original.
- Arriba verás tres líneas: SPF, DKIM y DMARC. Lo ideal es que las tres digan PASS.
| Lo que ves | Qué significa |
|---|---|
| Las tres en PASS | Bien configurado. Si aun así llega a spam, el problema suele estar en el contenido o en cómo envías. |
| SPF en FAIL o SOFTFAIL | El servidor que envía no está autorizado en tu SPF. Hay que añadirlo. |
| DKIM ausente | No has activado la firma en tu servicio de correo, o el registro no está publicado. |
| DMARC ausente | Falta el registro. Es rápido de añadir, empezando en modo observación. |
Haz la misma prueba con los correos que envían tu web, tu tienda o tu programa de facturación. Es donde suelen aparecer las sorpresas: el correo del día a día va bien y los avisos de pedidos acaban en spam.
Y si te llegan correos haciéndose pasar por tu propio dominio, es señal clara de que te falta DMARC. En ese caso, además de configurarlo, revisa la seguridad de tus cuentas y de tu web.
Consejo: activa la verificación en dos pasos en todas las cuentas de correo nuevas desde el primer día. Es lo que más evita sustos.
Pasar de Gmail a tu dominio sin perder nada
- No borres el Gmail antiguo. Mantenlo un tiempo y activa el reenvío al correo nuevo para no perder mensajes de quien aún tiene la dirección vieja.
- Importa tus correos y contactos. Tanto Google Workspace como Microsoft 365 tienen herramientas para traer el correo antiguo.
- Cambia la dirección en todas partes: web, ficha de Google, redes, facturas, tarjetas y firma.
- Avisa a tus clientes y proveedores con un correo corto desde la dirección nueva.
- Revisa dónde usas el Gmail para entrar (bancos, proveedores, redes). Cambiarlo con calma evita quedarte sin acceso a algo.
Errores que mandan tus correos a spam
- No poner SPF, DKIM o DMARC. El más habitual. El correo sale, pero llega a spam o no llega.
- Tener dos registros SPF. Al añadir un servicio nuevo, mucha gente crea otro SPF en vez de ampliar el que ya había. Debe haber uno solo.
- Olvidar los servicios que envían por ti: la tienda online, el programa de facturación, la herramienta de newsletters. Todos tienen que estar autorizados.
- Poner un DMARC estricto el primer día. Puedes bloquear tus propios correos legítimos.
- Mandar publicidad desde el correo del día a día. Si te marcan como spam, lo paga también el correo con clientes.
- Tocar los MX sin saber a dónde apuntaban. Te puedes quedar sin recibir correo días enteros sin darte cuenta.
Si tu web tampoco tiene el candado bien puesto, lee por qué mi web sale como no segura. Y si estás montando la web a la vez, lo dejo todo configurado en el diseño web.